Soal Kejuruan Administrasi Perkantoran

Sebagai seorang sekretaris anda diminta untuk membuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan ke Jakarta yang dilaksanakan pada tanggal 5 sampai 6 Maret dengan rincian kegiatan sebagai berikut:

A.4,2,3,5,1

B.1,2,3,4,5

C.4,1,3,2,5

D.1,3,2,4,5

E.4,1,2,3,5

Berikut ini yang merupakan fungsi kepegawaian adalah….

1.menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

2.menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai

3.menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan

4.mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama

5.mengelola segi-segi pembelanjaan pegawai dalam usaha kerja sama

Seorang pimpinan dari ruang kerjanya akan menyampaikan pesan kepada tenaga  administrasi kantor yang sedang bekerja di ruang lain. Media komunikasi yang tepat dipergunakan dalam proses komunikasi tersebut adalah ...

1.handphone

2.intercome

3.telepon

4.dictaphone

5.telepon seluler

Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah ...

1.daftar hadir peserta

2.notula rapat

3.agenda rapat

4.undangan rapat

5.makalah

Sebagai seorang penerima telepon, ketika ada penelepon yang menanyakan pimpinan dan pada saat itu pimpinan sedang tidak berada di kantor, maka yang akan Anda katakan adalah….

1.Bapak sedang keluar

2.maaf, Bapak….tidak dapat diganggu

3.Bapak sedang tidak ada

4.bagaimana kalau nanti kami telepon Bapak kembali?

5.Bapak sedang tidak ada, boleh saya tahu nama bapak?

Setelah selesai membuat dokumen dengan menggunakan komputer, langkah selanjutnya adalah mencetak dokumen. Apabila dokumen tersebut akan digandakan dengan menggunakan mesin stensil, maka printer yang tepat digunakan untuk mencetak adalah….

1.printer laser

2.printer inkjet

3.printer laser dan inkjet

4.printer bublejet

5.printer dotmatriks

Untuk menggandakan dokumen dengan hasil paling baik dan dalam jumlah yang sangat banyak, maka mesin kantor yang tepat digunakan adalah….

1.mesin offset

2.scanner

3.mesin stensil

4.risograph

5.mesin fotocopy

Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima membubuhkan tanda terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah ...

1.menyortir, mengagenda, mendisposisi

2.menyortir, membuka sampul , mengagenda

3.membuka sampul, membaca surat, mengagenda

4.membuka sampul, mengagenda, mendisposisi

5.mengagenda, membaca isi, mendisposisi

 Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Nomor Decimal Dewey, jumlah guide yang disediakan adalah ...

1.1.000 buah

2.100 buah

3.10.000 buah

4.50 buah

5.10 buah

Berikut dokumen/ bukti transaksi berupa kwitansi :
  Huruf  ( A ) pada kwitansi di atas diisi dengan….

1.nama orang/ perusahaan yang menerima uang

2.nama orang/ perusahaan yang menyerahkan barang

3.nama orang/ perusahaan yang melakukan transaksi

4.nama orang/ perusahaan yang menjual barang

5.nama orang/ perusahaan yang menyerahkan uang

Dalam kegiatan penyimpanan  arsip, sebelum disimpan surat diberi kode  angka 2537,  artinya surat tersebut akan disimpan menurut sistem nomor ...

1.klasifikasi

2.decimal dewey

3.buku arsip

4.buku agenda

5.terminal digit

Untuk penyelenggaraaan rapat yang bertujuan memberi penjelasan/informasi kepada peserta rapat, pengaturan tempat duduk yang tepat adalah disusun model ...

1.huruf u

2.workshop

3.klasikal

4.persegi empat

5.lingkaran

Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, apabila tahun dipergunakan sebagai kode laci, maka folder yang disediakan sejumlah ...

1.500 buah

2.265 buah

3.400 buah

4.365 buah

5.100 buah

Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri  bahasa surat yang baik adalah ...

1.jelas, lengkap, berbobot, sopan

2.singkat, padat, sopan, santun

3.singkat, jelas, padat, berisi

4.jelas, bermakna, menarik, singkat

5.jelas, lugas, menarik, sopan

Apabila kita akan menghancurkan dokumen berupa kertas yang sudah tidak terpakai, maka alat yang tepat digunakan adalah….

1.Stapler

2.snelhecter

3.shredder

4.cutter

5.gunting

Seorang presenter dituntut bisa menyampaikan informasi secara menarik kepada audience. Perangkat lunak yang tepat digunakan untuk menyiapkan presentasi adalah….

1. Microsoft Office PowerPoint

2. Microsoft Office Excel

3. Microsoft Office Access

4. Microsoft Office Tools

5. Microsoft Office Word.

Pasport dinas adalah pasport untuk pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas perjalanan dinas ke luar negeri. Pasport dinas bersampul warna...

1. hijau

2. merah

3. biru

4. hitam

5. coklat

Seluruh warga masyarakat berkewajiban untuk berperan dalam menjaga kelestarian lingkungan hidup. Berikut ini yang tidak termasuk  peran warga masyarakat adalah ...

1. menggunakan listrik dan air secukupnya

2. selalu membersihkan lingkungan rumah dan sekitarnya

3. memelihara hewan yang dilindungi

4. menanam tanaman disekitar rumah dan lingkungannya

5. membersihkan parit, selokan dan sungai

Berikut terdapat 2 dokumen transaksi pada CV Makmur Jaya yang berupa kwitansi dan nota  kontan

Cara Penyusunan/pendokumentasian bukti transaksi di atas secara kronologis adalah ....

1. bukti berupa kwitansi di bawah nota kontan

2. bukti berupa kwitansi di atas nota kontan

3. nota kontan diletakkan sesudah kwitansi

4. nota kontan di atas kwitansi

5. kwitansi diletakkan sebelum nota kontan

 "If the imployees are not satisfied, you can never have safisfied customer"  maksudnya        "apabila pegawai tidak terpuaskan, Anda tidak akan pernah mempunyai pelanggan yang terpuaskan". Oleh karena itu harapan/kebutuhan pelanggan internal juga harus diperhatikan. Salah satu kebutuhan pelanggan internal adalah…

1. memperoleh pelayanan yang sesuai

2. pelayanan yang cepat dan tepat

3. mendapatkan pelayanan yang adil

4. mendapatkan pelayanan yang ramah

5. perlakuan terhadap pegawai secara adil

Mesin fotokopi merupakan salah satu mesin yang digunakan untuk menangani penggandaan dokumen. Pada saat menggunakan mesin fotokopi langkah pertama adalah menghidupkan mesin dengan menekan tombol ON/OFF. Langkah kedua adalah….

1. menekan tombol start

2. menekan tombol numeric

3. menekan tombol exposure

4. meletakkan naskah pada kaca

5. menekan tombol off

Salah satu pekerjaan pada bagian administrasi adalah mengelola kas kecil. Untuk membuat laporan keuangan, perangkat lunak yang tepat  digunakan adalah....

1. Microsoft Office Word

2. Microsoft Office Tools

3. Microsoft Office Excel

4. Microsoft Office Access

5. Microsoft Office PowerPoint

Berikut ini yang merupakan fungsi kepegawaian adalah….

1. menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

2. menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan

3. mengelola segi-segi pembelanjaan pegawai dalam usaha kerja sama

4. mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama

5. menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai

K3 mempunyai peran yang sangat penting. Berikut ini yang tidak termasuk peran keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja adalah ...

1. setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien

2. setiap orang yang berada ditempat kerja perlu terjamin keselamatannya

3. untuk mengurangi biaya perusahaan jika terjadi kecelakaan kerja dan penyakit akibat hubungan kerja

4. setiap tenaga kerja berhak mendapatkan jaminan dan fasilitas kerja sesuai kebutuhannya

5. setiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatannya dalam melakukan pekerjaan

1.    membuat surat permohonan 2.    surat diserahkan ke bendahara 3.    didistribusikan kepada bagian yang membutuhkan 4.    diserahterimakan dengan mengisi buku serah terima barang dan penerimaan barang 5.    petugas memeriksa persediaan atau stock  barang di gudang 6.    meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala 7.    apabila telah disetujui diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian 8.    sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji Urutan prosedur pengadaan peralatan kantor yang benar berdasarkan pernyataan di atas adalah….  

1. 1,2,3,4,5,6,7,8

2. 1,2,5,6,7,8,4,3

3. 2,3,4,5,6,7,8,1

4. 1,5,2,6,7,8,4,3

5. 1,2,7,5,4,3,8,6

Ketika menangani surat yang dikirim melalui e-mail, maka untuk melihat surat masuk adalah dengan….

1. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Inbox

2. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Draft

3. D. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Sent

4. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Attachment

5. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Trash

Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap. Pengisian dana tersebut disebut system….

1. imprest

2. rutin

3. fluktuasi

4. tepat

5. tabelaris

Berbagai fasilitas penunjang kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan, antara lain lay out ruangan, ruang lobi dan  denah ruangan yang disediakan oleh suatu lembaga/ instansi adalah untuk memenuhi kebutuhan...

1. ekonomis

2. praktis

3. emosional

4. psikis

5. fisik